Andmekaitsetingimused

• Isikuandmed on igasugune teave tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku (andmesubjekti) kohta. Eelkõige on füüsiline isik tuvastatav identifitseerimistunnuse (nimi, isikukood, elukoht, asukoht, e-posti aadress, telefoninumber, võrguidentifikaator) või ühe või mitme füüsilise, füsioloogilise, geneetilise, vaimse, majandusliku, kultuurilise või sotsiaalse tunnuse põhjal.

• Eriliigilised isikuandmed on andmed, mis sisaldavad rassilist või etnilist päritolu, poliitilisi vaateid, usulisi või filosoofilisi veendumusi või ametiühingusse kuulumist, geneetilisi andmeid, füüsilise isiku kordumatuks tuvastamiseks kasutatavaid biomeetrilisi andmeid, terviseandmeid või andmeid füüsilise isiku seksuaalelu ja seksuaalse sättumuse kohta. Eriliigiliste isikuandmete loetelu on toodud isikuandmete kaitse üldmääruses.

• Isikuandmete töötlemine on igasugune isikuandmetega tehtav toiming, sealhulgas isikuandmete kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine ja avalikustamine, juurdepääsu võimaldamine isikuandmetele, päringute teostamine ja väljavõtete tegemine, isikuandmete kasutamine, edastamine, sulgemine, kustutamine või hävitamine, sõltumata toimingute teostamise viisist ja kasutatavatest vahenditest.

• Teil on õigus küsida kinnitust enda andmete töötlemise kohta ja tutvuda andmetega, mida me Teie kohta oleme kogunud. Selleks on meil vaja tuvastada isikusamasus ning Teil tuleb esitada digitaalselt või paberkandjal allkirjastatud avaldus. 

• Vastame esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui ühe kuu jooksul. Teie kohta käivad andmed väljastame vastavalt soovile kas paberkandjal või elektrooniliselt.

• Juhul kui oleme Teie kohta andmeid kogunud, siis on Teil õigus saada teada, mis on andmete kogumise eesmärk, kellele on Teie isikuandmeid avalikustatud või avalikustatakse, kui kaua andmeid säilitatakse ning juhul, kui andmeid ei ole kogutud Teilt endalt, siis teave nende allika kohta.

• Me keeldume Teie tutvumissoovi ja õigusest saada teavet täitmast üksnes siis, kui see võib:

  -  kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi;

  -  kahjustada riiklikku julgeolekut; 

  -  takistada või kahjustada süüteo tõkestamist, avastamist, menetlemist või karistuste täideviimist;

  -  ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Kui töötleme Teie isikuandmeid nõusoleku alusel, on Teil õigus oma nõusolek igal ajal tagasi võtta. Nõusoleku tagasivõtmiseks esitage digitaalselt või paberkandjal allkirjastatud avaldus, märkides milliste andmete töötlemise õiguse Te tagasi võtate. 

Teil on õigus nõuda oma isikuandmete kustutamist, kui:

• isikuandmetid töödeldakse Teie eelneval nõusolekul ja olete selle tagasi võtnud;

• isikuandete säilitustähtaeg on möödunud ja puudub seaduslik alus nende säilitamiseks.

Andmete kustutamiseks esitage põhjendatud ja digitaalselt või paberkandjal allkirjastatud avaldus.

Kui Teie andmed on muutunud, ebaõiged, puudulikud või muul põhjusel ebatäpsed, on Teil õigus nõuda nende parandamist.

Andmete parandamiseks esitage digitaalselt või paberkandjal allkirjastatud avaldus koos täpsustavate selgitustega.

Teil on õigus taotleda isikuandmete töötlemise piiramist, kui: 

• vaidlustate andmete õigsuse - ajaks, mil kontrollime andmete õigsust;

• esitate vastuväite andmete töötlemise kohta - kuni kontrollime, kas meil on selleks õiguslik alus;

• meil ei ole andmeid enam vaja, kuid Teil on andmeid vaja õigusnõuete koostamiseks, esitamiseks või kaitsmiseks.

Andmete töötlemise piiramiseks esitage digitaalselt või paberkandjal allkirjastatud avaldus.

Teil on õigus esitada vastuväiteid, kui kahtlustate, et Teie isikuandmeid töödeldakse ebaseaduslikult või viisil, mis rikub Teie õigusi. 

Selleks esitage põhjendatud ja digitaalselt või paberkandjal allkirjastatud avaldus. 

Kui leiate, et vald on rikkunud Teie õigusi seoses isikuandmete töötlemisega, on Teil õigus esitada kaebus Andmekaitse Inspektsioonile (www.aki.ee) või pöörduda oma õiguste kaitseks kohtusse.

• Dokumenteerime kõik isikuandmetega töötlemisega seotud rikkumised, sh rikkumise asjaolud, mõju ja rakendatud meetmed.

• Kui  toimub isikuandmete töötlemisega seotud rikkumine ja see kujutab endast tõenäolist ohtu inimese õigustele ja vabadustele, teavitame rikkumisest Andmekaitse Inspektsiooni ning võtame kasutusele meetmed, et rikkumine koheselt lõpetada.

• Kui rikkumise tulemusena tekib Teie õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, teavitame sellest ka Teid. Teavituse eesmärk on võimaldada Teil endal kasutada vajalikke ettevaatusabinõusid olukorra leevendamiseks.

• Enamus isikuandmetega seotud teabest on digitaalkujul. Valla veebilehel  dokumendiregistri avalikus vaates kuvame eraisikute nimede asemel sõna „eraisik“. 

• Kogume teavet seadusega kohalikule omavalitsusele pandud ülesannete täitmiseks. Ametiasutuses olevale infole kohaldub avaliku teabe seadus. 

• Avaliku teabe seadus sätestab, et veebilehele ja avalikes andmekogudes olevat juurdepääsupiiranguta teavet võib igaüks taaskasutada oma ärilistes või erahuvides.

  Taaskasutamiseks saab teavet masinloetavana alla laadida ning segada kokku mujalt kogutud teabega.

• Avaandmetena (s.t kõigile vabalt ja avalikult kasutatavate masinloetavate andmetena) me  isikuandmeid ei avalikusta. 

• Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul Teie algatus selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude saatmisel. Sellisel juhul kasutame isikuandmeid Teile vastamise eesmärgil.

• Kui vastamiseks on vajalik teha täiendavaid järelepärimisi, avaldame isikuandmeid üksnes minimaalselt, mis on konkreetse eesmärgi täitmiseks vajalik.

• Kui saadetud selgitustaotlusele/märgukirjale/teabenõudele vastamine on teise asutuse pädevuses, edastame pöördumise nimetatud asutusele ja teavitame Teid vastavast edastamisest.

• Avaliku teabe seaduse kohaselt peavad kirjavahetuse andmed olema nähtavad dokumendiregistri avalikus vaates, mistõttu registreerime eraisikute saadetud kirjad dokumendiregistris. Eraisikust kirja saatja ja saaja nime me ei avalikusta. Dokumendiregistri avalikus vaates on nähtav kirja saatja ja saaja asemel sõna „eraisik“.

• Kui pöördute valla poole juriidilise isiku või asutuse nimel, soovitame kasutada mitte era- vaid tööalaseid kontaktandmeid. Tööalased kontaktandmed on dokumendiregistris avalikud.

•  Dokumendi pealkirja kuvame dokumendiregistri  avalikus vaates üldsõnaliselt („Taotlus“, „Pöördumine“, „Teabenõue“).  Täpsem pealkiri on näha üksnes asutusesiseselt, et tagada eraelu kaitse.

• Juhul, kui saadetud  kiri sisaldab avalikustamisele mittekuuluvaid andmeid, tunnistame selle dokumendiregistrisse kandmisel asutusesiseseks kasutamiseks. Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.

• Kirjavahetust eraisikutega säilitame üldjuhul 5 aastat. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitame.

• Kaebuse/vaide esitamisel või kui Teie peale kaevatakse, kasutame isikuandmeid nimetatud asja lahendamiseks. Teisele osapoolele avaldame kaebuse/vaide esitaja isikuandmed üksnes minimaalselt, asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.

• Kui saadetud kaebuse/vaide läbivaatamine on teise asutuse pädevuses, edastame kaebuse nimetatud asutusele ja teavitame Teid vastavast edastamisest.

• Menetlusdokumentide osapooltele kättetoimetamine toimub:

  • e-posti teel (e-kirju ei krüpteerita, e-posti teel saadetava eriliigilisi isikuandmeid sisaldava dokumendi saadame krüpteeritult);

  • posti teel liht- või tähitud kirjana (postirisk on postiteenuse osutajal ning kirja saajal).

• Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutame aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise vallale avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.

• Avaliku teabe seaduse kohaselt on kaebuste/vaiete andmestik dokumendiregistri avalikus vaates avalik, eraisikute andmeid ei avalikusta.  Avalikus vaates on nähtav kirja saatja ja saaja asemel sõna „eraisik“.

• Kaebusi/vaideid ja nendega seotud kirjavahetust säilitame 5 aastat. Tähtaja ületanud dokumendid hävitame.

• Kui taotlete vallalt teenust või toetust, töötleme Teie isikuandmeid teenuse või toetuse osutamiseks vajalikus määras.

• Veebilehel on kirjeldatud Viljandi valla pakutavad teenused ja toetused. Teenuse või toetuse taotlemiseks esitage taotlus, mille blanketid jm juhised asuvad valla veebilehe alamlehel „Teenused ja taotlused“.

Kui olete ametiasutusega sõlmitud lepingu (nt töö-, käsundus-, töövõtu-, rendi-, müügileping, jne) osapool, töötleme Teie isikuandmeid lepingu täitmiseks vajalikus määras. 

• Ametikohtade täitmiseks konkursside läbiviimist ja värbamist korraldab personalispetsialist.

• Tööle või teenistusse kandideerimine toimub läbi värbamiskeskkonna Recrur.

• Tööle või teenistusse kandideerides töötleme isikuandmeid, et hinnata kandidaadi sobivust vastavale töö- või teenistuskohale.

• Avaliku konkursi korraldamisest teavitame Viljandi valla veebilehel, avaliku teenistuse kesksel veebilehel, Eesti Töötukassa veebilehel ja ajalehes Sakala. Vajadusel avaldame kuulutuse  tööportaalides, sotsiaalmeedias, haridusasutuses või kasutame personaliotsingu firmat.

• Jätame endale õiguse loobuda väljakuulutatud konkursist või muuta juba väljakuulutatud konkursi tingimusi. Sellisel juhul teavitame kandidaate meile esitatud kontaktandmete kaudu ja avalikkust konkursiteate avaldamise kohas.

• Värbamisprotsessis läbivad kandidaadid kuni kolm vooru - dokumendivooru, vestlusvooru ja vajadusel praktiline ülesanne.

• Valikumeetodina kasutame kirjalikku kodutööd, töövestlust jm asjakohaseid meetodeid. Kandidaatide hindamisse kaasame vajadusel lisaks ametiasutuse ametnikele asutuseväliseid asjatundjaid.

• Värbamisprotsessis võib kandidaadi kohta koguda täiendavat teavet avalikest allikatest. Kandidaadil on õigus saadud teabega tutvuda ja esitada omapoolseid vastuväiteid ja selgitusi.

• Värbamisprotsessi raames saadud dokumente säilitame järgmiselt:

  •  värbamisprotsessis tekkivate võimalike õigusvaidluste lahendamiseks - kuni nõude aegumiseni (1 aasta);

  • paremusjärjestuses järgmisele kandidaadile ametikohale asumise ettepaneku tegemiseks (120 päeva arvates konkursi võitnud isikule ametikohale asumise ettepaneku tegemisest);

  • kandideerinu nõusolekul tulevikus korraldataval konkursil osalemise ettepaneku tegemiseks.

• Kandidaadi andmed ja kandideerimisega seotud dokumendid on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.

• Teave kandidaadi tööle võtmise või teenistusse nimetamise kohta on avalik.

• Avalikkuse teavitamiseks valla tegevusest kirjutame pressiteateid ning avaldame teateid korra kuus ilmuvas valla ajalehes „Viljandi Valla Teataja“. Uudiseid koostades hoidume asjaosaliste eraelu ülemääraselt riivamisest. 

• Veebilehe külastamise andmeid töötleme üksnes isikustamata kujul külastusstatistika tegemiseks, et selle põhjal veebilehte arendada ja külastajatele mugavamaks muuta.

• Aeg-ajalt viime läbi veebipõhist teenusega rahulolu küsitlust. Küsitluses osalemine on vabatahtlik. Küsimuse vastuseid kasutame üldistatud pildi saamiseks ning vastajaga neid ei seostata.

• Üritustele registreerimisel töötleme Teie isikuandmeid üritusel osalejate nimekirja koostamiseks ja vajadusel Teiega ühenduse võtmiseks,  info andmiseks või vastamiseks. 

• Registreerimiseks vajalike andmete maht sõltub üritusest ja seda täpsustame registreerimisel iga kord eraldi (võime küsida nt nime, e-posti aadressi, vajadusel ka töökohta).

Teenuse eripärast lähtuvalt võime vajadusel salvestada kohtumiste vestlusi kõikide osapoolte nõusolekul või soovil.

Salvestatud failides sisalduvaid isikuandmeid töötleme üksnes tööülesannete täitmiseks ja õiguspärastel eesmärkidel, lähtudes minimaalsuse printsiipidest.

• Töötleme Teie isikuandmeid erinevates andmekogudes. 

• Andmekogu on riigi, kohaliku omavalitsuse või muu avalik-õigusliku isiku või avalikke ülesandeid täitva eraõigusliku isiku infosüsteemis töödeldavate korrastatud andmete kogum, mis asutatakse ja mida kasutatakse seaduses, selle alusel antud õigusaktis või rahvusvahelises lepingus sätestatud ülesannete täitmiseks (avaliku teabe seadus peatükk 51).

• Lisaks Viljandi valla enda asutatud andmekogudele töötleme andmeid riiklikes andmekogudes, olles andmekogude volitatud töötleja või andmeandja. 

• Teie algatuse või osaluseta töötleme isikuandmeid ainult siis, kus seadus näeb vastava õiguse avaliku ülesande täitmiseks. Edastame Teie isikuandmeid nendesse riiklikesse andmekogudesse, mille puhul on vallal seadusest tulenev kohustus. Muuhulgas edastame nt Teie andmeid Maksu- ja Tolliametile maamaksu arvestusega seonduvalt, Sotsiaalkindlustusametile erinevate perehüvitistega seonduvalt või kohtule Teiega seotud menetluse raames.

• Valla töös avaldame isikuandmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele minimaalsel ehk asja lahendamiseks hädavajalikus ulatuses. 

• Kui keegi soovib teabenõude korras tutvuda dokumendiga, mis on juurdepääsupiiranguga, kontrollime, kas küsitud dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusesse. Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.

• Vaatamata juurdepääsupiirangule väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt uurimisasutus, kohtuväline menetleja või kohus). Samuti edastame isikuandmed teisele asutusele, kui andmete edastamise õigus tuleneb avalike ülesannete täitmiseks sõlmitud lepingust. 

• Valla veebilehel ja /või sotsiaalmeediakanalites avaldame fotod ja videod, mis on jäädvustatud üldjuhul valla avalikel üritustel. Muudel tingimustel jäädvustatud  materjali avalikustame vaid jäädvustatud isiku loal.

• Valla lehes „Viljandi Valla Teataja“ avaldame fotod informeerimise ja avaliku huvi eesmärgil ning üksnes pildistatava isiku loal. 

• Lasteasutuste uudiste avaldamisel küsime alati luba ja üldiselt saadab lasteasutus ise pildid ja info, mida võime kasutada, mida mitte.

Avalikul üritusel viibijal või avalikus kohas viibijal on õigus avaldada soovi enda mittejäädvustamiseks või käituda viisil, mis tagab tema mittesalvestamise. Sellist soovi ei saa avaldada isikud, kes täidavad üritusel või avalikus kohas avaliku võimu funktsiooni. Kui isik leiab, et valla veebilehel, sotsiaalmeedia kontol või valla lehes avaldatud materjali avalikustamisega on riivatud tema eraelu, on tal õigus pöörduda meie poole aadressil [email protected].

Ametiasutus kasutab videovalve süsteemi järgmistel eesmärkidel: 

• ametiasutuse territooriumil viibivate isikute (personal, külalised jt hoone kasutajad) turvalisuse tagamiseks ja kaitseks, isikute turvalisust ohustava olukorra ennetamiseks, olukorrale reageerimiseks ning korrarikkumisel asjaolude väljaselgitamiseks;

• Viljandi vallavara kaitseks, vara säilimist ohustatava olukorra ennetamiseks ja ohukorrale reageerimiseks ning vara kahjustamisel või vargusel kahju tekitaja väljaselgitamiseks ja faktiliste asjaolude tõendamiseks.

• Valvealad on tähistatud sildiga "VIDEOVALVE". 

Videovalve kasutamise kord on leitav lingil

• Ametiasutus kasutab sotsiaalmeediakanaleid avaliku teabe edastamiseks, kogukonna kaasamiseks ning valla- ja elanike vahelise avatud ja usaldusväärse suhtluse toetamiseks. 

• Sotsiaalmeediakanalite kaudu jagame infot valla tegevuste, sündmuste, teenuste ja oluliste teadete kohta.

• Peamiste ametlike sotsiaalmeediakanalitena kasutame sotsiaalmeediaplatvorme Facebook ja Instagram.  Need kanalid täiendavad valla ametlikku veebilehte ning on suunatud kiireks ja kasutajasõbralikuks info jagamiseks.

• Valla sotsiaalmeediakanalid on avatud ka kogukonna liikmete kommentaaridele ja tagasisidele, eeldusel et need vastavad headele kommetele, on asjakohased ning ei riku kehtivaid õigusakte.

• Postitustes kasutame ainult neid isikuandmeid, mille avaldamiseks on olemas õiguslik alus ning mis on vajalikud teabe edastamise eesmärgi saavutamiseks. Erilist tähelepanu pöörame isikuandmete kaitsele ning privaatsuse austamisele. Laste ja noorte piltide, videote ning muude tundlike andmete avaldamisel järgime kehtivaid õigusakte ja häid tavasid.

• Viljandi vald jätab endale õiguse eemaldada kommentaare ja postitusi (mis on nt solvavad, eksitavad, ebaseaduslikud, ei ole seotud postituse sisuga jmt).

• Tunnustamise protsessi raames töötleme isikuandmeid nende isikute kohta, keda esitatakse tunnustuse saamiseks.

• Viljandi valla tunnustuse liigid on sätestatud Viljandi valla tunnustuse avaldamise korras.

• Tunnustamise eesmärgil töödeldavad isikuandmed hõlmavad eelkõige kandidaadi nime, ametikohta või rolli, asutust või organisatsiooni, elukoha andmed (valla kodanik), teenete kirjeldust ning muid tunnustamise põhjendamiseks esitatud andmeid.

• Isikuandmeid saame tunnustamise ettepaneku esitajalt, avalikest allikatest, asutuse sisestest andmekogudest või kandidaadilt endalt.

• Isikuandmete töötlemise eesmärgiks on tunnustamiseks esitatud kandidaadi hindamine, otsuse tegemine ning tunnustamine.

• Kandidaadi nime ja teenete kirjelduse edastame üksnes tunnustamise protsessiga seotud isikutele (hindamiskomisjonile).

• Avalikustame üksnes tunnustuse saaja nime, tunnustuse põhjenduse ja tunnustuse liigi (nt Viljandi valla aukodanik, Viljandi valla aasta noor jne).